Para gerir uma escala de trabalho de forma eficiente, é preciso ter organização. E para muitos gestores, a opção escolhida é criar uma planilha do Excel. No entanto, elaborar do zero uma planilha que atenda suas necessidades, pode ser um desafio. Ainda mais, para quem está iniciando nessa função de coordenar, de modo manual, horários, turnos e colaboradores. Por isso, ter um modelo pronto se torna uma boa escolha.
Inicialmente, a planilha do Excel pode parecer um emaranhado de colunas, linhas e cores, mas quando bem pensada e executada, pode tornar mais fácil e clara a gestão de sua equipe. Ter uma opção, que se ajuste à sua demanda, pode economizar muito do seu tempo. E como, geralmente, há uma repetição nas informações da planilha, o gestor se adapta rapidamente ao ritmo.
Para ajudar, principalmente quem está iniciando na gestão de escala de trabalho na área de saúde, vamos disponibilizar grátis, um modelo de planilha do Excel para download e a explicação de como utilizar. Dessa forma, você terá informações para estruturar sua planilha e pôr em prática suas metas, visando a melhor produtividade de sua equipe.
Como utilizar um modelo pronto de planilha de escala de trabalho?
O gestor responsável pela elaboração da escala de trabalho precisa estar a par das leis trabalhistas e regras internas das instituições, para não correr o risco de infringi-las. É importante também conhecer sua equipe, para que, a medida do possível, se consiga alinhar as necessidades das instituições e dos colaboradores.
Agora, como posso montar minha planilha?
Ter um modelo pronto de planilha pode agilizar muito o trabalho de um gestor. A planilha que disponibilizamos, indicada principalmente para profissionais da área de saúde, é um guia flexível para ser moldada conforme sua necessidade. E com estas instruções, você já poderá preencher sua planilha e usá-la.
FIQUE ATENTO! Siglas e abreviações são recursos muitas vezes utilizados em planilhas, por isso, tenha uma legenda de identificação. As cores também serão de grande ajuda, para identificar setores ou áreas específicas
Sugestão de Uso
1º passo: preencher o cabeçalho
É importante identificar no cabeçalho o local/setor de trabalho, a empresa a que essa escala atende, o mês e a categoria a qual se refere a planilha. Por exemplo, se for uma escala de fisioterapeutas, essa informação deve estar identificada. As datas e os dias do calendário serão atualizados assim que o mês e o ano forem informados na célula indicada. Exemplo: setembro/2020.
2º passo: nomear os setores
Normalmente as informações dos setores são fixas, por isso, a sugestão é definir cores para identificá-los, deixando-os em evidência. Identifique os setores na coluna à esquerda. Em escalas da área de saúde, por exemplo, em que os colaboradores circulam entre as unidades, o uso da cor facilita o reconhecimento do setor em que ele deverá cumprir sua jornada de trabalho.
3º passo: calendário
Na mesma linha em que identificar o setor, constará os dias e datas do mês. Todos os setores devem ter essa informação, que seguirá o mesmo padrão de cor do setor correspondente. Dê um destaque à cor das colunas dos finais de semana e feriados.
4º passo: identificar a equipe
É importante constar na planilha o nome do coordenador e dos líderes. Por isso, reserve as primeiras linhas da planilha, na coluna à esquerda, para informar os nomes e identificações. Os colaboradores também devem constar nessa mesma coluna. A sugestão, é já incluí-los em seus setores correspondentes. Caso ele tenha que cumprir uma jornada de trabalho num setor atípico, basta identificar em sua própria linha, o setor com a cor adequada. O ideal, é que cada linha com o nome do colaborador, já possua a informação de toda sua escala daquele mês.
5º passo: legenda
É importante elaborar uma legenda que pode ficar logo após o final da planilha, com os significados das siglas e abreviações utilizadas. Se, por exemplo, sua equipe fizer reuniões semanais, nessa área também pode constar a agenda, sinalizando os dias e horários das reuniões daquele mês.
Mas, usar uma planilha de escala de trabalho de forma manual, é a melhor opção?
Essa é uma escolha habitual, principalmente para quem está iniciando. Porém, o ideal seria executar a gestão de forma automatizada. E essa opção já existe. Com o Troca Turno, você pode gerenciar as escalas de forma ágil e assertiva. No nosso sistema, os colaboradores garantem certa autonomia para combinar as trocas, cabendo ao coordenador autorizar todo o processo de trocas no sistema, e, com isso, a sobrecarga na busca por profissionais para conciliar a troca é reduzida, pois o sistema realiza essa busca e disponibiliza opções viáveis. Tudo executado para ser seguro e eficaz, otimizando tempo e possibilitando ao gestor, maior dedicação a outras funções de sua competência.
Gerir a escala de forma manual, pode gerar erros com mais frequência. Com as recorrentes demandas para atualizações, especialmente se tratando da área de saúde, é preciso estar atento para que nada seja infringido e que todos os envolvidos na alteração sejam avisados.
O Troca Turno, além da notificação automática para informar sobre alterações na escala, também está alinhado às leis trabalhistas e regras institucionais, fazendo com que os colaboradores trabalhem de acordo com sua carga horária, evitando desgastes futuros.
Para conhecer um pouco mais do nosso sistema, clique aqui.